Integritetspolicy

Polarforskningssekretariatet ansvarar, som skydd för individens integritet och därmed säkerhet, för att alla personuppgifter behandlas i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR): Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG.

Personuppgifter är all information som kan leda till identifiering av en fysisk person exempelvis namn, adress, identifikationsnummer med mera. Behandling innebär alla åtgärder eller kombinationer av åtgärder beträffande personuppgifter oberoende av om de är automatiserade eller ej (art. 4 p. 1-2).

Vem behandlar personuppgifter?

Personuppgifter behandlas av personuppgiftsansvarig eller ett personuppgiftsbiträde på uppdrag av personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsansvarig är Polarforsknings-sekretariatet, i egenskap av offentlig myndighet, som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter
(art. 4 p. 7).

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Ändamålet avgör vilka personuppgifter som behandlas, till exempel löneadministration, utskick av nyhetsbrev och expeditionsadministration. Mängden uppgifter begränsas till vad som är nödvändigt för ändamålen. Rättslig grund finns för all behandling av personuppgifter hos Polarforskningssekretariatet.

Hur behandlar vi personuppgifter?

Uppgifterna behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade. De samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Uppgifterna behandlas inte på ett sätt som är oförenligt med ändamålen de har samlats in för och de sparas inte längre än nödvändigt (art. 5, p. 1b).

Polarforskningssekretariatet är en myndighet. Meddelanden som skickas till myndigheten blir därför som huvudregel allmänna handlingar som registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Personuppgifter behandlas således i enlighet med offentlighetsprincipen, arkivlagstiftningen, förvaltningslagen samt offentlighets- och sekretesslagen.

Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

Personuppgifter lämnas ut restriktivt:

  • När allmänheten begär att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda (art. 86).
  • Då en registrerad begär ut uppgifter om sig själv, ett så kallat registerutdrag (art. 15).
  • När andra myndigheter behöver personuppgifterna i sin verksamhet, till exempel för granskning av verksamheten.

Hur länge behandlas personuppgifterna?

Eftersom Polarforskningssekretariatet är en myndighet är utgångspunkten att allmänna handlingar ska bevaras och när det gäller personuppgifter i allmänna handlingar följer myndigheten regler om bevarande och gallring i enlighet med gällande gallringsregler och beslut.

Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge som de behövs för ändamålet och en skälig tid därefter. Det gör att tiden som personuppgifter sparas beror på syftet med behandlingen och kan skilja sig mellan olika typer av behandlingar. Under vissa förutsättningar kan personuppgifter sparas under längre tid. Det gäller exempelvis när det krävs enligt lag eller när uppgifterna kan behövas för att fastställa, utöva och bevaka rättsliga anspråk.

Registrerads rättigheter

När Polarforskningssekretariatet behandlar personuppgifter har du som är registrerad flera rättigheter. Läs mer om dina rättigheter på Datainspektionens hemsida.

Kontakta oss

Du kan när som helst kontakta oss om du vill utöva dina rättigheter i enlighet med förordningen eller om du har synpunkter på vår hantering av personuppgifter. Du kan även kontakta Datainspektionen som är tillsynsmyndighet. Våra kontaktuppgifter är:

Polarforskningssekretariatet
c/o Luleå tekniska universitet
971 87 Luleå
E-post: office@polar.se

Dataskyddsombud

John Sandberg, Luleå tekniska universitet
E-post: dataskyddsombud@polar.se

Sidan uppdaterades: 19 augusti 2020